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Adlib Archiv

Verwalten und vermitteln Sie Ihr Wissen

Adlib Archiv unterstützt Sie bei allen Archiv-Prozessen, vom Zugang bis zur Veröffentlichung im Internet, bei Restaurierungen und der Bereitstellung im Lesesaal. Hunderte von Kunden weltweit schätzen die Vielseitigkeit und Flexibilität unserer professionellen Archivlösung, die auf ideale Weise alle Arten von Sammlungen verwalten kann.

Einfache Bedienung

Intuitive Benutzerführung, übersichtliche Eingabemasken und Feldbenennungen, kontextsensitive Hilfefunktionen sowie eine Terminologie- und Rechtschreibkontrolle machen die Verwendung von Adlib einfach und effizient.

Übersichtlich

Das Herzstück von Adlib Archiv ist der Katalog, der die mehrstufig hierarchische Verzeichnung von Archivgut nach ISAD(G) unterstützt. Ein Hierarchie-Browser erlaubt es Ihnen, durch alle Verzeichnungsstufen des Katalogs zu blättern und in jeder Ebene neue Verzeichnungseinheiten anzulegen.

Sie können auch digitale Medien einbinden (Bild-, Audio- und Videodateien) sowie mit Webseiten verlinken.

Die Eingabemasken sind übersichtlich auf Registerkarten verteilt und entsprechend der ISAD(G)-Struktur gruppiert:
  • Identifikation
  • Kontext
  • Inhalt und innere Ordnung
  • Zugangs- und Nutzungsbedingungen
  • Sachverwandte Unterlagen
  • Bemerkungen
  • Verzeichnungskontrolle
Adlib Archiv unterstützt auch:
  • Zugang und Zuwachs
  • Bearbeitung (Workflow)
  • Verschlagwortung (Personen, Körperschaften, )
  • Thesaurus-Verwaltung
  • Zugangsquellen
  • Restaurierungsvorgänge
  • Ausstellungen
  • Forschung/Nutzung
  • Hinweise auf Veröffentlichungen

Geeignet für alle Arten von Archivgut

Sollte Ihr Archiv Anforderungen haben, die von der Standarderfassung abweichen, so erlaubt Ihnen der Adlib Designer in komfortabler Weise, Ihren Katalog an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können neue, benutzerdefinierte Feldern anlegen, Indexe ergänzen oder Eingabemasken gestalten.

Internationale Standards

Adlib Archiv wurde im Einklang mit den internationalen Anwendungsstandards zur Verzeichnung archivischer Unterlagen ISAG(G) und ISAAR(CPF) entwickelt. Die Umsetzung dieser Standards gewährleistet, dass Sie Ihre Daten mit anderen Einrichtungen teilen und austauschen können, zum Beispiel über EAD.

Effektives Suchen

In Adlib Archiv stehen Ihnen drei leistungsfähige Suchmethoden zur Verfügung: Der Suchassistent führt Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis. Verschiedene Suchkategorien – unter anderem Titel, Verfasser, Datierung – erlauben den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen. Suchformulare unterstützen die gleichzeitige Suche nach mehreren Kriterien. Die Expertensuche ermöglicht die kombinierte Suche in allen Feldern. Dabei werden logische Operatoren (z.B. „und“ bzw. „oder“) verwendet. Suchanfragen und deren Ergebnisse können miteinander kombiniert und für einen späteren Gebrauch als so genannte Pointerfiles gespeichert und aktualisiert werden.

Effiziente Funktionen

Um die Aktualisierung mehrerer Datensätze auf einmal zu ermöglichen, gibt es in Adlib eine umfassende Suchen/Ersetzen-Funktion.

Große Archive – kleine Archive

Adlib ist unbegrenzt skalierbar, von einem Anwender bis zu unendlich vielen. Durch Anpassung an die jeweiligen Anforderungen ist Adlib auf allen Dokumentationsebenen universell einsetzbar – vom Staatsarchiv bis zum Heimatverein.

Planung von Aufbewahrungszeiträumen

Sie können Aufbewahrungszeiträume planen und mit Verzeichnungseinheiten verknüpfen, so dass Sie benachrichtigt werden, sobald diese zur Überprüfung, Deakzession oder zum Versand anstehen.

Zugänge

Zugangsdaten können leicht und effizient gleich beim Empfang neuen Materials erfasst werden. Zusätzlich zu den Basisdaten ist es möglich, Daten zu Quelle, Lagerung, Zugangs- und Nutzungsbedingungen, Sperrfristen, Verwertungsrechten und Angaben zu Erhaltungszustand. Sie können außerdem Empfangsbestätigungen und Listen drucken sowie den Weiterverarbeitungsstand des Zugangs überwachen. Für die weitere Verzeichnung werden die Zugangsdaten nahtlos in den Archiv-Katalog übernommen, ohne zusätzliche Neueingabe. Die Neuaufnahme und Verlinkung weiterer Zugänge oder Zuwächse unterstützt Adlib Archiv ebenfalls.

Forschung/Nutzung

Archivanfragen und Rechercheergebnisse lassen sich im Katalog speichern und mit den betreffenden Datensätzen verknüpfen.

Mehrsprachig

Adlib ist dreifach mehrsprachig:

  • Adlib-Anwendungen werden mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen ausgeliefert (u.a. Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Griechisch und Arabisch)
  • Die Datenbank kommt mit jeder Sprache der Welt klar, denn Adlib speichert im Unicode-Format – auch in der korrekten Ausrichtung, zum Beispiel Arabisch von rechts nach links.
  • Darüber hinaus können Datenfelder für mehrsprachige Eingaben konfiguriert werden. So lassen sich zum Beispiel Abstracts oder Schlagwörter problemlos mehrsprachig eingeben.

Offenes System

Ihre Daten sind Ihr wichtigstes Gut und sollten niemals in einem bestimmten System oder Software "gefangen gehalten" werden. Adlib Information Systems bietet Nutzern vielfältige Möglichkeiten, auf ihre Daten zuzugreifen, beispielsweise in Form eines Export-Assistenten, der die Ausgabe in XML, CSV oder andere benutzerdefinierte Formate gewährleistet. Das OAI-PMH-Protokoll wird ebenfalls unterstützt. Dieses wird bislang von den datenaufbereitenden Organisationen genutzt, die die Europeana beliefern. Natürlich ist es umgekehrt auch möglich, Daten aus anderen Systemen in Adlib zu importieren.

Drucken Sie was Sie wollen

Der Druckassistent erlaubt einfaches und effizientes Drucken. Sie können vordefinierte Ausgabeformate nutzen, zum Beispiel für ISBD- oder Neuerwerbungslisten. Sie können auch (interaktiv) Ihre eigenen Ausdruckformate gestalten und Daten in eigene Word-Vorlagen exportieren. Dies ist besonders nützlich für Bibliographien, Bestellungen oder einfache Listen.

Sicher und geschützt

Adlib Archiv arbeitet mit einem Zugangssystem, das auf „Rollen“ basiert. Jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe können ein oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Mit jeder Rolle sind vorab festgelegte Zugangsrechte definiert. Auf diese Weise sind Sie optimal gegen missbräuchliche Zugriffe auf Ihre Daten geschützt. Die Recover-Funktion sorgt dafür, dass Ihre Daten auch bei einem Schadensfall im Computersystem erhalten bleiben.

Kontrolliertes Vokabular

Das in allen Anwendungspaketen enthaltene Thesaurusmodul gehört zu den besten seiner Art. Begriffe können auf einfache und übersichtliche Weise kontrolliert und mit äquivalenten Bezeichnungen, über- oder untergeordneten und verwandten Begriffen in Beziehung gesetzt werden. Darüber hinaus ist die Einbindung von externen Thesauri oder webbasierten Normdateien möglich.

Erweiterungen und Optionen


Auswahl bei den Datenbank-Systemen

Das Adlib-Datenbankmanagementsystem (DBMS) ist ideal für kleinere Systeme. Für mittlere und größere System empfehlen wir die Microsoft SQL Server™ Plattform. Es ist einfach, später vom Adlib-DBMS zu einer SQL Server-Variante aufzurüsten, falls Ihr Bedarf oder Ihre Ansprüche wachsen sollten.

Ihr Archiv im Intranet oder Internet

Der optionale Adlib Internet Server ermöglicht einen flexiblen Zugang zur Datenbank über das Inter- oder Intranet. Mit jedem beliebigen Webbrowser können Benutzer täglich rund um die Uhr Informationen aus der Datenbank abrufen. So bekommen Verwaltung, die einzelnen wissenschaftlichen Abteilungen und auch interessierte Besucher mit Adlib die Möglichkeit, auf einfache und effektive Weise genau die Informationen zu finden, nach denen sie suchen.

Lesesaal-Modul

Gibt es bei Ihnen einen Lesesaal für Forscher und andere Interessenten? Dann bietet Ihnen das Lesesaal-Modul alle Möglichkeiten, um deren Anfragen effizient zu bearbeiten.

Adlib API

Die Adlib-API (Application Programming Interface) ermöglicht es, Ihre Daten mit anderen Systemen zu verknüpfen. Zum Beispiel mit einem Digital Assets Management System, einer Website oder einem Web Shop. Die API ist vollständig dokumentiert auf api.adlibsoft.com
Beachten Sie, dass die API nur bei Adlib-Lizenzen für MS-SQL-Server enthalten ist.

Unterstützung Ihrer Arbeitsprozesse

Mit einem Zusatzmodul lassen sich komplexe Workflow-Prozesse modellieren. Sie definieren darin Aufgaben, die aus einer oder mehreren vordefinierten Aktivitäten bestehen, die wiederum bei einer oder mehreren Verzeichnungseinheiten ausgeführt werden. Archivmitarbeiter verwenden ein eigenes Interface, um Aufgaben direkt im Workflow-Modul anzulegen. Besucher Ihrer Datenbank im Internet können aber auch ein Online-Formular verwenden, zum Beispiel für Reproduktions- oder Leseaufträge.