Adlib Bestellmodul

Komplett und flexibel

Mit dem Bestellmodul können Sie Ihre administrativen Aufgaben einfacher und effizienter erledigen. So wird der Status Ihrer Bestellung automatisch mitgeführt, Ihre Schreiben werden automatisch gedruckt, Ihre Budgets werden mitgeführt, und Ihr Katalog wird automatisch aktualisiert. Wenn Sie den Adlib Designer haben, können Sie auch das Bestellmodul anpassen. So können Sie z.B. spezielle Exportlisten anlegen oder Fenster anpassen.

Anwenderfreundlich

Für die Datenverwaltung nutzt das Bestellmodul die Adlib Software, unter der auch die meisten anderen Adlib Applikationen laufen. Damit verfügen Sie über alle Möglichkeiten von Adlib Bibliothek, wie z.B. übersichtliche Menüleisten, kontextsensitive Hilfetexte und umfassende Möglichkeiten der Validierung (Gültigkeitsprüfung). Das Arbeiten mit dem Bestellmodul gleich weitgehend dem Arbeiten im Katalog. Sie können sich also entsprechend schnell und einfach einarbeiten. Außerdem sorgen kontextsensitive Hilfetexte dafür, dass Sie jederzeit Zugriff auf die Hilfeinformationen haben, die Sie brauchen.

Integration

Aus dem Bestellmodul können Sie direkt über ein Suchformular auf den Katalog zugreifen. So können Sie schnell und leicht z.B. zusätzliche Buchexemplare bestellen, ohne dass Sie die Titelangaben erneut eingeben müssen. Neue Titel werden im Katalog sofort mit einem Bestellstatus versehen. Sobald das bestellte Material eingegangen ist, brauchen Sie nur noch einige wenige Daten zu ergänzen. Sie können auch aus dem Bestellmodul Exemplardaten für den Katalog-Datensatz eingeben. Neue Exemplare werden auf diese Weise im Modul Ausleihen sofort für die Ausleihe vorgesehen. Diverse Hilfsdateien wie Lieferanten, Kostenstellen (Budgets) und Textbausteine für die Korrespondenz werden mit anderen Adlib Modulen geteilt. Auf diese Weise wird eine doppelte Datenführung vermieden, und dies erspart Ihnen Arbeitsaufwand.

Basisaufgaben

Mit dem Bestellmodul legen Sie Ihre Bestellungen in einer Bestelldatei (Order) an. Diese Bestellungen können Sie später noch ändern. Sobald das bestellte Material eingegangen ist oder die Bestellung storniert wurde, lassen Sie das in der Bestelldatei verarbeiten. Die Handlungen haben zur Folge, dass sich der Bestellstatus ändert. Dieser Status ist auch im Katalog sichtbar. Das Bestellmodul füllt automatisch Felder aus, wenn Sie diese leer gelassen haben. Auf diese Weise müssen Sie für die Erfassung einer Bestellung nur einige Felder ausfüllen. Bereits eingegebene Bestellungen können über diverse Indices (Schlüssel) wieder aufgefunden werden.

Titelausleihe aus externen Katalogen

Es besteht auch die Möglichkeit, Titelbeschreibungen aus OCLC-PICA und Worldcat direkt zu übernehmen. (Sie müssen dazu aber ein Abonnement haben.) Vor allem für juristische Bibliotheken ist es gut zu wissen, dass Sie auch Titel aus dem Katalog von Jongbloed Juristischer Fachbuchhandel übernehmen können.

Briefe

Das Bestellmodul enthält mehrere Schreiben, die Sie alle automatisch ausdrucken lassen können. Am Anfang steht immer das Bestellschreiben. Der Druck dieses Schreiben führt zu einer Änderung beim Bestellstatus. Alle Bestellschreiben an verschiedene Lieferanten können in einem Vorgang gedruckt werden. Wenn Sie bei Ihrer Bestellung die Person oder die Einrichtung eingeben, die angefragt hat, dann können Sie dieser Person oder Einrichtung nach dem Eingang der bestellten Sachen automatisch eine Mitteilung machen. Ferner sind Schreiben für die automatische Stornierung und für die Beanstandung von Bestellungen angelegt. Die Schreiben können auch manuell ausgewählt werden, und sie können außerdem per E-Mail verschickt werden. Sie können alle Brieftexte selbst anpassen. Sie können für alle Arten von Schreiben so viele Brieftexte anlegen, wie Sie brauchen. Diese Brieftexte verknüpfen Sie dann mit Lieferanten oder Anfragern (anfragende Personen oder Einrichtungen). Auf diese Weise können Sie zum Beispiel die Mehrsprachigkeit bei Bestellungen bei ausländischen Lieferanten abdecken. Natürlich unterstützt das Bestellmodul auch ausländische Währungen

Lieferanten

Die Lieferantendatei enthält neben Namen und Adressdaten auch Verknüpfungen mit den Brieftexten. Ferner können Sie hier Standardwerte für die Lieferzeit, Rabatte und verwendete Währung eingeben. Diese Standardwerte werden dann bei Ihrer Bestellung automatisch eingesetzt, um Ihren Arbeitsaufwand effizient zu verringern. Natürlich können Sie die automatisch eingesetzten Werte immer noch ändern.

Budgetverwaltung

Um eine gute Übersicht über Ihre Ausgaben zu erhalten, können Sie im Bestellmodul Kostenstellen oder Budgets definieren. Wenn Sie Bestellungen eingeben, bezahlen oder stornieren, werden die Verbindlichkeiten und die Ausgaben bei den verknüpften Kostenstellen automatisch aktualisiert. Der Saldo ist im Bestellfenster direkt sichtbar. Sie wissen also immer sofort, wie viel Sie noch zu bezahlen haben. Alle Zahlungen sind in der Zahlungshistorie der Bestellung gespeichert. Teilzahlungen / Ratenzahlungen können verarbeitet werden.