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Standortkontrolle leicht gemacht

Adlib Museum

Mehr als Sammlungsmanagement

Adlib Museum ist eine professionelle Software, die speziell für das Sammlungs- und Informationsmangement in Museen konzipiert wurde. Unsere langjährige Erfahrung in der Welt der Museen hat dazu geführt, dass Adlib Museum eines der meist genutzten Managementsysteme für Sammlungen und Ausstellungen ist. Namhafte Kultureinrichtungen setzen bei der Verwaltung und dem Aufbau von Sammlungen erfolgreich Adlib-Lösungen ein.
Adlib Museum. Umfassend, flexibel, anwendungsfreundlich.

Einfache Bedienung

Intuitive Benutzerführung, übersichtliche Registerkarten, kontextbezogene Hilfefunktionen sowie eine Terminologie- und Rechtschreibkontrolle machen die Verwendung von Adlib einfach und effizient.

Adlib Museum: Filmstreifenansicht
Abb. 1: Darstellung eines Suchergebnisses als Filmstreifen

Übersichtlich

Den Kern von Adlib Museum bildet eine Datenbank, die es ermöglicht, Objekte nach dem international anerkannten Spectrum-Standard in Wort und Bild zu registrieren. Die Objektdaten werden auf Registerkarten übersichtlich angeordnet. Dabei können Benutzer zwischen verschiedenen Formularen wechseln. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Eingabe sowie Änderung von Daten und verkürzt die Zugriffszeit darauf.
Nicht benötigte Register lassen sich ausblenden. Objektdatensätze können mit Abbildungen und anderen externen Dokumenten, wie Word-, Excel- oder PDF-Dateien, verknüpft werden.

Adlib Museum: Datasets
Abb. 2: Ausschnitt der Datenbankbereiche von Adlib Museum

Adlib Museum (Standard) umfasst unter anderem folgende Register:

  • Identifikation
  • Entstehung und Datierung
  • Äußere Merkmale
  • Ikonographie
  • Inschriften und Markierungen
  • Assoziationen
  • Nummern und Beziehungen
  • Dokumentation
  • Abbildungen
  • Zustand und Restaurierung
  • Wert
  • Erwerbung
  • Nutzung, Objektgeschichte und Besitz
  • Standort und Transportplanung
  • Fundkontext
  • Ausstellungen und Forschung/Nutzung
  • Leihvorgänge

Sammlungen jeder Art und Anzahl

Egal, ob es sich um eine Sammlung aus dem Bereich der Kunst, der Naturgeschichte, der Industrie, der Archäologie oder der Fotografie handelt, Adlib beherrscht sie alle, auch gemischte Sammlungen.

Internationale Standards

Etablierte Standards, wie Spectrum und die Spectrum-Verfahren (Procedures), werden vollständig unterstützt. Dies gilt auch für weitere internationale Standards wie die CIDOC-Richtlinien, Getty Object ID und LIDO (Lightweight Information Describing Objects).

Effektives Suchen

In Adlib Museum stehen Ihnen drei leistungsfähige Suchmethoden zur Verfügung:

  • Der Suchassistentführt Schritt für Schritt zum gewünschten Ergebnis. Verschiedene Suchkategorien – unter anderem Objektbezeichnung, Titel, Hersteller, Datierung – erlauben den schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen.
  • Suchformulare unterstützen die gleichzeitige Suche nach mehreren Kriterien.
  • Die Expertensuche ermöglicht die kombinierte Suche in allen Feldern. Dabei werden logische Operatoren (z.B. „und“ bzw. „oder“) verwendet. Suchanfragen und deren Ergebnisse können miteinander kombiniert und für einen späteren Gebrauch als so genannte Pointerfiles gespeichert und aktualisiert werden.

Effiziente Funktionalität

Um die Aktualisierung mehrerer Datensätze auf einmal zu ermöglichen, gibt es in Adlib eine umfassende Suchen/Ersetzen-Funktion.

Große Museen – kleine Museen

Adlib ist unbegrenzt skalierbar, von einem Anwender bis zu unendlich vielen. Durch Anpassung an die jeweiligen Anforderungen ist Adlib auf allen Dokumentationsebenen universell einsetzbar – vom nationalen Museum bis zur kleineren regionalen Sammlung.

Alle Aspekte der Sammlungsverwaltung – museumsweit

Adlib Museum kann mehr als nur Objektregistrierung. Jeder Bereich findet für seine spezifischen Arbeitsvorgänge Unterstützung in Adlib Museum. So zum Beispiel für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit oder für das Management von Ausleihe, Konservierung und Restaurierung.

Sicher und geschützt

Adlib Museum arbeitet mit einem Sicherheitssystem, das auf „Rollen“ basiert. Jedem Anwender oder jeder Anwendergruppe können ein oder mehrere Rollen zugeschrieben werden. Mit jeder Rolle sind vorab festgelegte Zugangsrechte definiert. Auf diese Weise sind Sie optimal gegen missbräuchliche Zugriffe auf Ihre Daten geschützt. Die Recover-Funktion sorgt dafür, dass Ihre Sammlungsdokumentation auch bei einem Schadensfall im Computersystem erhalten bleibt.

Mehrsprachig

Alle Adlib-Anwendungen speichern die Daten im Unicode-Format und sind grundsätzlich in der Lage, mehrsprachige Daten zu verwalten.

Offenes System

Ihre Daten sind Ihr wichtigstes Gut und sie sollten niemals in einem bestimmten System oder Software „gefangen gehalten“ werden. Adlib Information Systems bietet Nutzern vielfältige Möglichkeiten, auf Ihre Daten zuzugreifen, beispielsweise in Form eines Export-Assistenten, der die Ausgabe in XML, CSV oder andere benutzerdefinierte Formate gewährleistet. Das OAI-PMH-Protokoll wird ebenfalls unterstützt. Dieses wird bislang von den datenaufbereitenden Organisationen genutzt, die die Europeana beliefern. Natürlich ist es umgekehrt auch möglich, Daten aus anderen Systemen in Adlib zu importieren.

Drucken Sie was Sie wollen

Der Druckassistent erlaubt einfaches und effizientes Drucken. Sie können vordefinierte Ausgabeformate und Listen nutzen wie zum Beispiel die Inventarliste oder einen Werkkatalog. Sie können auch (interaktiv) Ihre eigenen Ausdruckformate gestalten und Daten in Ihre eigenen Word-Vorlagen exportieren. Dies ist besonders nützlich für Briefe, Leihverträge oder einfache Listen.

Adlib Museum: Druckassistent
Abb. 3: Wahlmöglichkeiten beim Druck

Kontrolliertes Vokabular (Thesaurus)

Das in allen Anwendungspaketen enthaltene Thesaurusmodul gehört zu den besten seiner Art. Begriffe können auf einfache und übersichtliche Weise kontrolliert und mit äquivalenten Bezeichnungen, über- oder untergeordneten und verwandten Begriffen in Beziehung gesetzt werden. Bereits etablierte Thesauri, wie beispielsweise AAT von Getty oder Iconclass, können entweder dauerhaft importiert oder fallweise sowohl bei der Eingabe als auch Recherche konsultiert werden.

Adlib Museum: Hierarchiebrowser
Abb. 4: Komplexe Strukturen werden übersichtlich dargestellt

Erweiterungen und Optionen


Auswahl bei den Datenbank-Systemen

Das Adlib-Datenbankmanagementsystem (DBMS) ist ideal für kleinere Systeme. Für mittlere und größere Systeme empfehlen wir die Microsoft SQL Server™ Plattform. Es ist einfach, später vom Adlib-DBMS zu einer SQL Server-Variante aufzurüsten, falls Ihr Bedarf oder Ihre Ansprüche wachsen sollten.

Ihre Sammlung im Intranet oder im Internet

Der optionale Adlib Internet Server ermöglicht einen flexiblen Zugang zur Datenbank über das Inter- oder Intranet. Mit jedem beliebigen Webbrowser können Benutzer täglich rund um die Uhr Informationen aus der Datenbank abrufen. So bekommen Verwaltung, die einzelnen wissenschaftlichen Abteilungen und auch interessierte Besucher mit Adlib die Möglichkeit, auf einfache und effektive Weise genau die Informationen zu finden, nach denen sie suchen.

API

Die Adlib-API (Application Programming Interface) ermöglicht es, Ihre Daten mit anderen Systemen zu verknüpfen. Zum Beispiel mit einem Digital Assets Management System, einer Website oder einem Web Shop. Die API ist vollständig dokumentiert auf api.adlibsoft.com
Beachten Sie, dass die API nur bei Adlib-Lizenzen für MS-SQL-Server enthalten ist.

Sammlungsverwaltung "unterwegs"

Mit der Adlib Mobile Suite sind Sie in der Lage, Ihre Sammlungen zu verwalten auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen. Mit einem mobilen Computer begleiten Sie Vorgänge wie den Objekttransport inklusive des Ein- und Auspackens. Dabei werden Standort, Objektzustand und weitere Informationen direkt in der Datenbank aktualisiert. Ohne WLAN-Netzwerk können Sie auch offline arbeiten und später synchronisieren. Mit Hilfe von Barcodes oder RFID-Tags wird erreicht, dass Sie effizient und papierlos Objektstandorte und –transporte verwalten. Da die Adlib Mobile Suite die Adlib API nutzt ist ein SQL-Server basiertes System hier Voraussetzung.

Unterstützung Ihrer Arbeitsprozesse

Mit Adlib Museum haben Sie die Möglichkeit, künftige Arbeitsabläufe (Workflows) zu planen. So sind Sie zum Beispiel in der Lage, schon lange im Voraus festzulegen, zu welchem Zeitpunkt eine Restaurierung durchgeführt werden muss, oder wann eine Genehmigung für eine Ausleihe beantragt werden muss. Auf diese Weise wird Adlib Museum zu einem effizienten Management-Instrument.