Zeitschriftenmodul

Integriert

Das Zeitschriftenmodul ist in das Katalogmodul integriert. Bibliografische Daten, die im Katalog eingegeben sind, können im Zeitschriftenmodul aufgerufen werden und die Bestands- und Lieferdaten aus dem Zeitschriftenmodul sind im Katalogmodul verfügbar. So kann man z. B. schnell sehen, welche Zeitschrift zuletzt geliefert wurde. Diverse Hilfsdateien werden mit den anderen Adlib-Modulen geteilt. So befindet sich die Datei für Lieferanten, Kostenstellen (Budgets) und Briefvorlagen sowohl im Bestellmodul als auch im Zeitschriftenmodul. Dies beugt einer doppelten Speicherung von Daten und doppelter Arbeit vor und kommt der Datenintegrität zugute.

Vollständig

Mit dem Zeitschriftenmodul können die sich wiederholenden Verwaltungstätigkeiten der Abo-Verwaltung schnell und einfach durchgeführt werden. Die Registrierung der erhaltenen Lieferung verläuft zügig, einfach und flexibel. Erhaltene Lieferungen können entlang der Leser zirkuliert werden. Ferner können Sie Ihre Ausgaben anhand der Budgets gestalten. Briefe an Lieferanten werden automatisch zusammengestellt und auf Wunsch ausgedruckt oder als E-Mail verschickt.

Benutzerfreundlich

Das Zeitschriftenmodul benutzt das Adlib für Windows Programm. Alle Grundfunktionen und Optionen, die Adlib kennt, stehen Ihnen auch in diesem Modul zur Verfügung. Die Bildschirme sind übersichtlich aufgeteilt und Sie können überall kontextbezogene Hilfetexte aufrufen. Beim Start kann man aus verschiedenen Sprachen und verschiedenen Währungen wählen, darunter der Euro.

Reklamationen

Im Fall von überzogenen Rückgabefristen, besteht die Möglichkeit, die Leser anzumahnen, die die Zeitschrift nicht fristgemäß zur Bibliothek zurückgebracht haben. Dies ist als Brief oder über E-Mail möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Liste der Leser auszudrucken, deren Rückgabefristabgelaufen ist. Es können periodisch Briefe für Lieferanten ausgedruckt werden, deren Lieferung noch nicht eingetroffen ist. Diese Daten können auch auf einer Liste ausgedruckt werden. Sollte eine Ausgabe nicht mehr lieferbar sein, kann dies bei den Lieferdaten eingegeben werden, damit hier keine Reklamationen ausgedruckt werden.

Kostenverwaltung

In dem die Abo-Ausgaben in Kostenstellen verbucht werden (hierarchische Budgets), erhalten Sie einen Überblick über Ihre Finanzen. Sie können Zahlungen auf mehrere Kostenstellen verteilen. Sie können Zahlungen so oft registrieren, wie Sie möchten. Teilzahlungen sind ebenfalls möglich. Alle Zahlungen werden gespeichert und können später aufgerufen werden. Sie können Budgets an Abonnementen und an Leser verknüpfen. Sie können selber bestimmen, ob Zahlungen für Abonnements oder Leserbudgets gebucht werden sollen. Es ist auch möglich, pro Leser eine Kostenstelle einzugeben. Beim Buchen einer Zahlung prüft Adlib, welche Leser diese Zeitschrift lesen (durch verknüpfte Leserlisten). Die Kosten der Zeitschrift werden gleichmäßig auf die Leser der Zeitschrift verteilt und bei den zugehörigen Kostenstellen verbucht.

Aussortieren

Adlib kann die Liste der erhaltenen Lieferungen automatisch aussortieren. Sie können Adlib alte Lieferungen entfernen lassen oder Sie in ein Holding-Feld verschieben.

Internet/Intranet

Mittels des ADLIB Internet Servers ist es möglich, die Daten aus der Zeitschriftenverwaltung über Inter-/Intranet zur Verfügung zu stellen. So ist es beispielsweise möglich, zu sehen, welche Lieferung als letztes eingetroffen ist.

Eine Übersicht der Möglichkeiten

Lieferungen registrieren

Anhand der Abonnementsdaten wird Adlib künftige Lieferungen vorhersagen. Das spart Ihnen viel Arbeit, weil Sie nur angeben müssen, wie viele Exemplare pro Lieferung erwartet werden. Unregelmäßigkeiten können Sie jederzeit bearbeiten, denn Sie können jederzeit weitere Lieferungen zufügen, Kombinationslieferungen erstellen oder Ersatzlieferungen registrieren. Adlib gebraucht einen vorherigen Jahrgang, um ein Liefermuster des aktuellen Jahres zu erstellen und vollständiger auszufüllen. Auch Unregelmäßigkeiten in den Lieferdaten können Sie jederzeit korrigieren, denn alle Datumsfelder sind änderbar.

Zirkulation

Das Zeitschriftenmodul unterstützt Zirkulationslisten anhand von Linien- und Sternzirkulation. Kombinationen aus Linien- und Sternzirkulation sind auch möglich. Sie können mehrere Zirkulationslisten an ein Abonnement verknüpfen. Leser können zeitweilig oder dauerhaft von einer Liste ausgeschlossen werden, zum Beispiel während einer Urlaubsperiode. Das Layout der Zirkulationslisten ist veränderbar und die Listen werden automatisch beim Erhalt der Zeitschriftenlieferungen ausgedruckt.

Briefe

Das Zeitschriftenmodul erkennt verschiedene Briefarten. Alle diese Briefe können Sie von Adlib automatisch ausdrucken lassen. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, die Briefe als E-Mail zu versenden. Die Brieftexte können einfach verändert werden. Sie können einen Brief an einen Lieferanten verknüpfen und so bestimmen, welcher Brieftext für einen bestimmten Lieferanten gewählt werden muss. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel Briefe in verschiedenen Sprachen versenden. Es gibt Briefe für Anfragen, Kündigungen, und Verlängerungen von Abonnements und es können automatisch Reklamationsschreiben ausgedruckt werden.